予約を取り逃さない方法

テレビ会議

スタッフが少ない企業などは、会社を空にする時間ができてしまうことがあります。以前はそんなときにかかってきた電話は転送で受けるのが一般的でしたが、近年は電話代行サービスを使う企業が増えつつあります。電話代行サービスはコールセンターサービスと呼ばれ、電話応対のみ請け負ってくれるので、顧客からの電話を逃す確率が低いです。旅行会社など、予約受付が重要な企業の場合、ほとんどが予約受付代行を外注しています。予約を受ける場所は、賃料や人件費が安い地方でも構わないため、外注であってもコストは抑えられる可能性が高いです。また、電話対応に関する教育を企業や店舗で行うのはいささか大変です。予約受付代行を外注すれば、教育済みのスタッフが対応してくれるため、業務の負担を軽減できます。予約受付後は、メールなどでの報告や予約データベースでの情報共有により予約の把握が可能です。複数店舗を持っている企業は特に予約業務を一元管理できて効率的です。サービス内容は各社によって異なりますが、24時間受付に対応してくれたり、営業外のみ対応してくれたりと、希望に沿ってフレキシブルに対応してくれるところは珍しくありません。また、予約のみならず、問い合わせ対応を請け負ってくれる場合も多いです。業務フローは個々の希望と予算などに合わせて考えてくれるので、まずは相談してみると良いでしょう。

電話応対品質は良いか確認する

電話する女性

業種によって、予約受付代行サービスの選び方は違います。エステやヘアサロンなどの美容サロンの場合、接客中に手を離すのは難しいため、24時間受付のサービスを選ぶがベストです。飲食店やクリニック、スクールなどの場合は、営業時間外の受付にすれば十分と考えられます。ホテルなどの宿泊施設では、深夜から翌朝までの時間帯に頼むと良いかもしれません。予約受付代行は、着信コール数で月額料金が決まっているのが一般的です。50件の着信で月額料金がいくら、と決まっているというシステムです。50件を超えたときは別料金が発生します。ひと月にどのくらい予約を受けているかを確認してから契約内容を決めることが大切です。また、応対品質が悪ければ自社の評判を貶めることにつながります。高い応対品質を心がけている会社かどうかは、しっかりとチェックしてください。中には返金保証を用意している会社もあるので、試しに依頼してみるのも良いかもしれません。

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